Vizicard

Datenschutzerklärung

Gültig ab 5. November 2026

Dies ist eine Übersetzung. Verbindlich ist das polnische Original.

Kurz gesagt

Die Zusammenfassung erleichtert das Lesen – verbindlich ist der vollständige Text unten.

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für deine personenbezogenen Daten ist N3O SYSTEM spółka z ograniczoną odpowiedzialnością mit Sitz in Podolszynka Plebańska 19A, 37-418 Krzeszów, Polen, eingetragen im Unternehmerregister des polnischen Landesgerichtsregisters (KRS) unter der Nr. 0001094015, geführt vom Sąd Rejonowy w Rzeszowie, XII Wydział Gospodarczy KRS, NIP (Steuernummer) 8652585870, REGON 528062819, Stammkapital 5 000,00 zł („wir“).

In Datenschutzangelegenheiten schreib an systems@n3osystem.io oder an die Anschrift unseres Sitzes. Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht benannt – dazu sind wir nicht verpflichtet.

Diese Datenschutzerklärung gilt für die App Vizicard und die Website vizicard.app einschließlich der Kontaktseite vizicard.app/k und der Seite des Zutrittsausweises vizicard.app/w. Begriffe, die in den Nutzungsbedingungen definiert sind (z. B. Visitenkarte, Firma, Pass-Dienst, Büro, Zutrittsausweis, Ausweisinhaber, Paket), haben hier dieselbe Bedeutung.

2. Deine Daten bleiben bei dir

Die Visitenkarten, Firmen, Gescannten Visitenkarten und Einstellungen, die du in der App erstellst, werden im Speicher deines Telefons gespeichert. Wir senden sie nicht an unseren Server, haben keinen Zugriff darauf und erstellen keine Kopien. Ebenso ist das Register der Zutrittsausweise – wem du sie für welches Büro und bis wann ausgestellt hast – nur in der App. Es gibt kein Konto. Du löschst sie, indem du sie in der App löschst oder die App löschst.

Wenn du selbst die iCloud-Synchronisierung (iPhone) oder das Google-Backup (Android) einschaltest, gelangt eine Kopie dieser Daten auch in dein Apple- oder Google-Konto (Abschnitt 6). Unabhängig davon kann das iPhone die Daten der App in eine Gerätesicherung in iCloud einbeziehen, wenn du sie eingeschaltet hast. Unter Android gelangen die Daten der App nur dann ins Google-Backup, wenn du es in der App einschaltest. Diese Kopien führen Apple oder Google nach ihren Bedingungen – wir haben keinen Zugriff darauf.

Wenn du eine Visitenkarte (oder einen Kontakt aus einer Gescannten Visitenkarte) teilst – per QR-Code, über AirDrop, als Kontaktdatei (.vcf), als Bild, über einen NFC-Sticker oder indem du dein Android-Telefon an ein anderes Telefon hältst –, gelangen die Daten direkt zum Empfänger oder auf den Sticker. Wir sehen nicht, was du an wen sendest. Ein QR-Code mit Kontakt enthält die Kontaktdaten im Code selbst: Ein Telefon, das ihn scannt, liest sie, ohne sich mit unserem Server zu verbinden.

Die App sendet nur dann Daten an uns, wenn du einen Pass zu Apple Wallet oder Google Wallet hinzufügst, Büros und Zutrittsausweise nutzt oder ein Paket kaufst (Abschnitte 3 und 8).

3. Welche Daten, wozu und wie lange

Pässe für Apple Wallet und Google Wallet

Daten
die Daten der Visitenkarte, die du zu Wallet hinzufügst: Vor- und Nachname, Position, Firma, Telefon, E-Mail, Website, LinkedIn, Adresse, Steuernummer (NIP), REGON, Registernummer (KRS), Notiz, Inhalt des QR-Codes und Design (Farben, Schrift, Layout); für Apple Wallet auch das Foto oder Logo und das Hintergrundfoto. Dazu eine zufällige Kennung der Visitenkarte (die Passnummer, durch die ein erneut hinzugefügter Pass den vorherigen ersetzt) und die Sprache der App.
Zweck
Erstellung und Signierung des Passes auf deinen Wunsch und seine Rücksendung an die App.
Rechtsgrundlage
Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); die Daten von Teammitgliedern auf Firmen-Visitenkarten verarbeiten wir im Auftrag des Nutzers, der sie eingegeben hat (Art. 28 DSGVO, Abschnitt 8 der Nutzungsbedingungen).
Speicherdauer
nur im Arbeitsspeicher des Servers, für die Dauer der Bearbeitung der Anfrage (meist einige Sekunden). Die Daten der Visitenkarte speichern wir weder in einer Datenbank noch in Dateien oder Protokollen. Einen Google-Wallet-Pass speichert danach Google, einen Apple-Wallet-Pass Apple auf deinem Telefon (Abschnitt 11).

Firmen, Büros und Pakete (für den Büro-Administrator)

Daten
zufällige Kennungen der Firma und des Kaufs (sie verknüpfen den Kauf im Store mit der Firma – ohne den Namen der Firma), das Paket: Anzahl der Personen, Produkt, Store und das Datum, bis zu dem es bezahlt ist; die Transaktionskennung von Apple oder das Kauf-Token von Google Play; Name und Adresse des Büros, Name und Farbe der Firma (sie stehen auf den Zutrittsausweisen), eine zufällige Kennung des Büros und die Firma, zu der es gehört; Datum der Erstellung, der Änderungen und der Löschung der Firma und des Büros. Die Admin-Schlüssel der Firma und des Büros speichern wir nicht – der Server leitet sie ab.
Zweck
Führung der Firma und ihrer Büros, Erstellung und Verlängerung der Zutrittsausweise und Zählen der Personen im Paket, Prüfung des Kaufs eines Pakets bei Apple oder Google und Nachverfolgung von Verlängerungen, Änderungen, Kündigungen und Erstattungen, über die der Store informiert.
Rechtsgrundlage
Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); Daten, die zur Bearbeitung von Reklamationen und zur Abwehr von Ansprüchen erforderlich sind – unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Speicherdauer
die Daten des Büros – bis zur Löschung des Büros, die Daten der Firma und des Pakets – bis zur Löschung der Firma in der App; nach der Löschung noch 30 Tage (so lange kann Wallet die ungültigen Zutrittsausweise noch abrufen), danach löschen wir sie automatisch.

Zutrittsausweise (Daten der Ausweisinhaber)

Daten
Vor- und Nachname des Ausweisinhabers und, falls angegeben, Firma und Position; in der Datenbank: Nummer des Zutrittsausweises, Büro, eine zufällige Personenkennung (die Kennung der Visitenkarte des Teammitglieds oder eine neue für einen Gast – sie sagt nichts über die Person aus und dient nur zum Zählen der Personen im Paket), die Art, wie er die Tür öffnet (QR-Code oder NFC), Ablaufdatum, ob und wann er widerrufen wurde, Sprache und ob er zu Google Wallet hinzugefügt wurde; wenn der Ausweisinhaber ihn zu Apple Wallet hinzufügt – die von Wallet vergebene Gerätekennung und das Push-Token.
Zweck
Ausstellung und Bereitstellung des Zutrittsausweises (Seite vizicard.app/w, Pass für Apple Wallet oder Google Wallet), seine Verlängerung, Änderungen und sein Widerruf, die Liste der Zutrittsausweise für das Lesegerät an der Tür, das Zählen der Personen im Paket der Firma.
Rechtsgrundlage
wir verarbeiten sie im Auftrag des Büro-Administrators, der den Zutrittsausweis ausgestellt hat und Verantwortlicher für diese Daten ist (Art. 28 DSGVO, Abschnitt 8 der Nutzungsbedingungen); die Rechtsgrundlage legt er fest – z. B. sein berechtigtes Interesse an der Zutrittskontrolle zum Büro.
Speicherdauer
Vor- und Nachname, Firma und Position speichern wir nicht in der Datenbank: Sie stehen verschlüsselt (AES-256-GCM) im Link, der 14 Tage funktioniert, und im Zutrittsausweis selbst, und wir lesen sie nur im Arbeitsspeicher des Servers, wenn der Ausweisinhaber den Link öffnet oder Wallet eine neue Version des Zutrittsausweises abruft. Nummer und Status des Zutrittsausweises – bis zur Löschung des Büros und 30 Tage danach; die Geräteregistrierung – bis der Zutrittsausweis aus Apple Wallet entfernt wird (spätestens 30 Tage nach der Löschung des Büros). Einen Zutrittsausweis in Google Wallet speichert danach Google, in Apple Wallet Apple auf dem Telefon des Ausweisinhabers (Abschnitt 11).

Serverprotokolle (Website vizicard.app, Anfragen zu Pässen und Zutrittsausweisen)

Daten
IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, Adresse der Seite oder Ressource (ohne den Teil nach „#“ und ohne den Inhalt der Visitenkarte; bei Zutrittsausweisen – mit dem verschlüsselten Ticket aus dem Link, das wir in den Protokollen nicht entschlüsseln), Browser- oder Gerätetyp und Betriebssystem, Antwortcode des Servers.
Zweck
Anzeige der Website und Bearbeitung von Anfragen, Sicherheit und Schutz vor Missbrauch, Erkennen von Fehlern. Anhand der IP-Adresse ermitteln wir außerdem das Land, aus dem du dich verbindest, damit die Website vizicard.app gleich in deiner Sprache erscheint – das Land speichern wir nicht.
Rechtsgrundlage
unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Speicherdauer
die Protokolle führt unser Hosting-Anbieter (Vercel) und löscht sie automatisch, spätestens nach 30 Tagen.

Kontakt, Reklamationen und Meldungen

Daten
E-Mail-Adresse, Vor- und Nachname und weitere Daten, die du in deiner Nachricht angibst.
Zweck
Beantwortung deiner Nachricht, Bearbeitung von Reklamationen, Meldungen und Anträgen zu personenbezogenen Daten.
Rechtsgrundlage
rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) – bei Reklamationen und Anträgen nach der DSGVO; in anderen Angelegenheiten – unser berechtigtes Interesse, nämlich die Kommunikation mit dir (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Speicherdauer
bis zur Erledigung der Angelegenheit, danach bis zum Ablauf der Verjährungsfristen für Ansprüche.

4. Kontaktseite für NFC-Sticker und das Aneinanderhalten von Telefonen (vizicard.app/k)

Wenn du deinen Kontakt auf einen NFC-Sticker oder eine NFC-Karte schreibst, speichert die App darauf einen Link zur Seite vizicard.app/k, und die Kontaktdaten stehen im Link selbst, im Teil nach dem Zeichen „#“. Die Daten werden also auf dem Sticker gespeichert, nicht bei uns, und jeder, der ein Telefon daran hält, kann sie lesen.

Unter Android kannst du dein Telefon auch an ein anderes Telefon halten. Solange in der App das Fenster „An ein Telefon halten“ geöffnet ist, antwortet dein Telefon per NFC wie ein Sticker und übergibt denselben Link direkt an das Telefon, das daran gehalten wird – dabei wird nichts auf einem Sticker oder bei uns gespeichert. Wenn du dieses Fenster schließt oder die App verlässt, hört dein Telefon auf, den Kontakt zu teilen.

Browser senden den Teil eines Links nach „#“ nie an den Server. Bei uns kommt nur die gewöhnliche Anfrage der Seite an (die Adresse vizicard.app/k ohne Kontaktdaten, die IP-Adresse, der Browsertyp – wie in Abschnitt 3). Den Kontakt liest und zeigt ausschließlich der Browser auf dem Telefon der Person, die den Link geöffnet hat, und die Schaltfläche „Kontakt speichern“ erstellt die Kontaktdatei auf diesem Telefon. Die Seite verwendet keine Cookies oder Analysewerkzeuge und gibt die Adresse, von der der Besuch kam (Referrer), nicht weiter.

Die Daten auf einem Sticker löschst du, indem du ihn überschreibst oder seinen Inhalt löschst (z. B. in der App oder einer anderen NFC-App).

5. Gescannte Visitenkarten

In der App kannst du die Papier-Visitenkarte einer anderen Person scannen – mit dem Dokumentenscanner des Systems oder aus einem Foto aus deiner Galerie – und sie in der App speichern.

6. iCloud-Synchronisierung und Google-Backup

Beide Funktionen sind standardmäßig ausgeschaltet – du schaltest sie selbst in den Einstellungen der App ein (Bereich „Backup und Synchronisierung“). Die Daten gelangen dann in dein eigenes Konto, nicht zu uns: Auf dem iPhone speichert die App sie in deiner iCloud, unter Android nimmt das System sie in das Backup deines Google-Kontos auf. Apple und Google speichern sie auf Grundlage deines Vertrags mit ihnen und nach ihren Bedingungen. Das ist deine Entscheidung – wir verarbeiten dabei nichts, haben keinen Zugriff auf diese Daten, und Apple und Google handeln hier nicht in unserem Auftrag.

iCloud-Synchronisierung (iPhone)

Google-Backup (Android)

Wenn beide Funktionen ausgeschaltet sind, speichert die App nichts in iCloud, und die Daten der App gelangen nicht ins Google-Backup. Die Sicherung des gesamten iPhone in iCloud funktioniert unabhängig von der App (Abschnitt 2).

7. Teammitglieder auf Firmen-Visitenkarten

Wenn deine Visitenkarte von deinem Arbeitgeber in seiner App erstellt wurde, ist sie auf seinem Telefon gespeichert (und gegebenenfalls in seinem iCloud- oder Google-Konto, wenn er die Synchronisierung oder das Backup eingeschaltet hat), und Verantwortlicher für diese Daten ist dein Arbeitgeber. Wir verarbeiten sie nur, wenn dein Arbeitgeber deine Visitenkarte zu Wallet hinzufügt – in seinem Auftrag und nur für die Dauer der Erstellung des Passes. Fragen und Anträge zu diesen Daten richte bitte an deinen Arbeitgeber.

8. Zutrittsausweise für Büros (vizicard.app/w)

Wenn dir jemand einen Zutrittsausweis für sein Büro ausgestellt hat, ist diese Firma oder Person (der Büro-Administrator) Verantwortlicher für deine Daten. Wir verarbeiten sie in ihrem Auftrag und nur, damit der Zutrittsausweis funktioniert (Abschnitt 3). Fragen und Anträge zu deinen Daten richte bitte an sie – wir helfen ihr, sie zu erfüllen.

Die Seite vizicard.app/w verwendet keine Cookies oder Analysewerkzeuge und gibt die Adresse, von der der Besuch kam (Referrer), nicht weiter.

9. Berechtigungen der App

10. Cookies und Analyse

Die Website vizicard.app verwendet keine Cookies oder ähnlichen Tracking-Technologien, lädt keine Skripte oder Schriften anderer Unternehmen und enthält keine Analyse- oder Werbewerkzeuge.

Auch die App enthält keine Werkzeuge für Analyse, Werbung oder Fehlerberichte; Käufe von Paketen wickelt der Store ab. Unter Android senden die Google Play-Dienste technische Informationen über die Funktionsweise des Visitenkartenscanners an Google (Abschnitt 5) – das ist ein Mechanismus von Google, nicht unserer, und wir erhalten daraus keine Daten.

11. An wen wir Daten weitergeben

Wir verkaufen keine Daten und geben sie nicht an Werbetreibende weiter. Wir geben sie nur weiter an:

Dienstleister, die Daten auf unsere Weisung verarbeiten

Unternehmen, die Daten als eigenständige Verantwortliche nach ihren eigenen Bedingungen verarbeiten

Die iCloud-Synchronisierung und das Google-Backup bedeuten keine Weitergabe von Daten an uns oder durch uns: Du speicherst die Daten in deinem eigenen Apple- oder Google-Konto, auf Grundlage deines eigenen Vertrags mit diesen Unternehmen (Abschnitt 6). Apple und Google sind hier nicht unsere Auftragsverarbeiter – solche Dienstleister sind nur Vercel und Cloudflare.

Andere Personen – entsprechend der Funktionsweise des Dienstes

12. Übermittlung von Daten in Länder außerhalb des EWR

Vercel und Cloudflare haben ihren Sitz in den USA. Die Datenbank des Zutrittsausweis-Dienstes wird in der Europäischen Union gespeichert (EU-Jurisdiktion in Cloudflare D1). Der Pass-Dienst und der Zutrittsausweis-Dienst laufen in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main, Anfragen und die Website vizicard.app laufen jedoch über das globale Netz von Vercel, auch außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, und Vercel und Cloudflare können aus den USA auf Daten zugreifen (z. B. beim technischen Support). Die Übermittlung stützt sich auf den Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission (EU-U.S. Data Privacy Framework) für Unternehmen, die daran teilnehmen, und in den übrigen Fällen auf von der Kommission erlassene Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Eine Kopie dieser Garantien erhältst du, wenn du uns schreibst.

Wo Apple und Google die Daten in iCloud, im Google-Backup und die technischen Informationen aus den Google Play-Diensten speichern, bestimmen ihre eigenen Regeln.

13. Deine Rechte

Du hast das Recht auf:

Da wir deine Visitenkarten und Gescannten Visitenkarten nicht speichern, übst du die meisten dieser Rechte selbst aus: Auf dem Telefon bearbeitest oder löschst du eine Visitenkarte, speicherst sie als Kontaktdatei (.vcf) oder löschst die App, und die Kopie in iCloud oder in deinem Google-Konto löschst du in den Einstellungen dieser Konten (Abschnitt 6). Die Daten eines Büros löschst du, indem du das Büro in der App löschst, und die Daten einer Firma und ihres Pakets, indem du die Firma löschst. Wenn du einen Zutrittsausweis erhalten hast, wende dich in Angelegenheiten deiner Daten an den Büro-Administrator (Abschnitt 8). Deine Rechte in Bezug auf Daten, die Apple und Google als eigenständige Verantwortliche verarbeiten, übst du bei ihnen aus. In Angelegenheiten, die deine Korrespondenz mit uns betreffen, schreib uns – wir antworten innerhalb eines Monats; in komplexen Fällen kann sich die Frist um weitere zwei Monate verlängern (wir informieren dich darüber). Die Ausübung deiner Rechte ist kostenlos.

Außerdem hast du das Recht, Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzulegen: In Polen ist das der Präsident des Amtes für den Schutz personenbezogener Daten (UODO; ul. Stawki 2, 00-193 Warschau, Polen, uodo.gov.pl). Wenn du in einem anderen Staat der Europäischen Union wohnst oder arbeitest, kannst du dich auch an die Datenschutzbehörde dieses Staates wenden (Art. 77 DSGVO).

14. So löschst du deine Daten

15. Musst du Daten angeben?

Die Angabe von Daten ist freiwillig. Auf einer Visitenkarte gibst du nur die Daten ein, die du zeigen willst – erforderlich ist nur ein Name oder ein Firmenname. Wallet-Pässe, das Scannen von Visitenkarten, die iCloud-Synchronisierung, das Google-Backup, Büros, Zutrittsausweise und Pakete musst du nicht nutzen. Für die Ausstellung eines Zutrittsausweises sind der Name des Büros sowie Vor- und Nachname des Ausweisinhabers erforderlich.

16. Automatisierte Entscheidungen

Wir betreiben kein Profiling und treffen dir gegenüber keine ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhenden Entscheidungen, die rechtliche Wirkung entfalten oder dich in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen.

17. Sicherheit

Kommt es zu einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, die ein hohes Risiko für dich zur Folge haben kann, informieren wir darüber in der App und auf der Website.

18. Kinder

Der Dienst richtet sich nicht an Kinder unter 16 Jahren, und wir verarbeiten wissentlich keine Daten von ihnen. Wenn du glaubst, dass ein Kind uns seine Daten übermittelt hat, schreib uns – wir löschen sie.

19. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wenn wir die Art der Datenverarbeitung ändern, aktualisieren wir diese Datenschutzerklärung und das Datum oben auf der Seite. Über wesentliche Änderungen informieren wir in der App und auf der Website.